XStandards Einkauf - Die Standardfamilie des öffentlichen Einkaufs
Diese Webseite ist Ihre zentrale Anlaufstelle zum Thema XStandards Einkauf (kurz: XSE) als Umsetzung der standardbasierten Digitalisierung des öffentlichen Einkaufs- und Beschaffungsprozesses.
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Was gehört dazu?
Warum XStandards Einkauf?
Bedarfsorientierte Standardisierung
Reduzierung von Komplexität
Effiziente Organisationsform
Bedarfsorientierte Weiterentwicklung
Zusammenwirken von (nicht-) verbindlicher Anwendung
Prozessschritte der öffentlichen Beschaffung
Der Gesamtprozess der Beschaffung umfasst die Bedarfserhebung, das Vergabeverfahren sowie die Bestellung und Rechnungsstellung. In den einzelnen Prozessschritten finden diverse Interaktionen zwischen den öffentlichen Stellen und den Unternehmen statt. Das Zusammenwirken aller Stakeholder mit den zugrundeliegenden Standards stellt die nachfolgende Grafik dar.
Schritt 1
In der Bedarfserhebung wird der Bedarf an einer Dienstleistung oder einem Produkt aus fachlicher Sicht ermittelt. Dies bedeutet die Festlegung darauf, was wann und in welchem Umfang zu einer bestimmten technischen Spezifikation erfüllt werden muss und wird in einer sognannten Leistungsbeschreibung gesammelt.
Vor Einleitung des Vergabeverfahrens werden die Dokumente durch die Vergabestelle auf inhaltliche Schlüssigkeit geprüft.
Schritt 2
Das Vergabeverfahren ermöglicht die Veröffentlichung einer Ausschreibung und anschließende Bewerbung auf einen Auftrag durch die Wirtschaftsteilnehmenden. Aktuell bestehen in Deutschland noch keine einheitlichen Formate und Bekanntmachungsportale. Mit Einführung von eForms und dem Bekanntmachungsservice (BKMS) wird eine solche Vereinheitlichung angestrebt. eForms beruht auf den Standards der Peppol Transport Infrastruktur, die ihrerseits durch OpenPeppol zur Verfügung gestellt wird. Das Verfahren gehört zum Peppol-Pre-Award Bereich. Dieser umfasst Beschaffungsprozesse, die dem Zuschlag auf das Angebot durch die Vergabestelle vorgelagert sind.
Schritt 3
Das Katalogmanagement umfasst die Erstellung und Bereitstellung der Katalogdaten sowie deren Pflege. Aus dem Katalogsystem können Rahmenvertragsleistungen abgerufen werden. Die Katalogerstellung erfolgt auf Basis des Leistungsverzeichnisses aus dem Pre-Award Bereich und wird um weitere, bestellungsrelevante Informationen ergänzt. Die Katalogpflege beinhaltet die Anpassung des Katalogsortiments gemäß den Vereinbarungen des Rahmenvertrags sowie die fortwährende Pflege und Verbesserung der Produktinformationen während der Vertragslaufzeit. Das Verfahren gehört zum Peppol-Post-Award Bereich. Es ist somit den Beschaffungsprozessen zugeordnet, die der Bezuschlagung des Angebots durch die Vergabestelle nachgelagert sind.
Schritt 4
Im Bestellprozess können Produkte im Katalogsystem gesucht, im Bedarfsfall konfiguriert und in einen Warenkorb gelegt werden. Dieser Prozess erfolgt gemäß den Ergebnissen der Bedarfsermittlung und ggf. unter beratender Mitwirkung der Lieferanten. Nach abgeschlossener Produktsuche und -auswahl wird eine rechtsverbindliche Bestellung ausgelöst. Dafür werden die Warenkorbinhalte und Bestellmodalitäten im Standard XBestellung an den Lieferanten übermittelt, der seinerseits die Bestellung bestätigt. Der Standard XBestellung basiert auf dem Peppol-Standard BIS Order only.
Schritt 5
Der Leistungsabruf geht dem Lieferanten in Form einer elektronischen Bestellung zu. Dieser organisiert daraufhin seine Leistungserbringung. Die Information über die Lieferausführung übermittelt der Lieferant dem Bedarfsträger mittels elektronischem Lieferavis. Bei Erhalt der Lieferung/Leistung kontrolliert der Bedarfsträger die Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit. Ordentlich und vollständig erbrachte Leistungen dokumentiert der Bedarfsträger schließlich in Form der Wareneingangsbuchung.
Schritt 6
Im letzten Prozessschritt wird die Rechnung übermittelt, geprüft und bezahlt. Zur Übermittlung wird dabei XRechnung, der Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern, genutzt.
Organisation
Eine gemeinsame Betriebs- und Organisationsstruktur im Auftrag des IT-Planungsrats stellt sicher, dass komplexe Koordinierungs- und Abstimmungsaufgaben effizient umgesetzt werden.
Wer ist an XStandards Einkauf beteiligt?
IT-Planungsrat
Die strategischen Vorgaben für die Ausrichtung des gemeinsamen Betriebs trifft der IT- Planungsrat in seiner Funktion als standardbeauftragende Stelle.
FITKO
Übernimmt operative Umsetzung des Betriebs XStandards Einkauf in der Funktion als betriebsbeauftragende Stelle.
KoSIT
Verantwortet als Betreiberin im Auftrag der betriebsbeauftragenden Stelle den Betrieb von XStandards Einkauf. Konzeptioniert und pilotiert zudem die standardbasierte digitale Beschaffung unter Berücksichtigung der Vorgaben und Konzepte auf europäischer und nationaler Ebene.
Steuerungskreis (SK)
Entlastet den IT-Planungsrat bei strategisch-fachlichen Fragen.
Fach- und Koordinierungsgremium (FKG)
Fungiert als Schnittstelle und unterstützt die KoSIT in operativen Fragen für die Steuerung von XStandards Einkauf. Leistet Unterstützung und Entlastung für den Steuerungskreis sowie KoSIT und berücksichtigt dabei auch strategische Fragestellungen.
Expert Groups (EG)
Zuständig für die normative Weiterentwicklung. Wirken an der Umsetzung der beschlossenen Änderungen mit und entwickeln Lösungen für Fragen der rechtlichen und organisatorischen sowie der semantisch-technischen Interoperabilität im Bereich der Standards.
Beteiligung an XStandards Einkauf
Außenstehende haben die Möglichkeit, sich durch das Einreichen von Änderungsanträgen an XStandards Einkauf zu beteiligen. Die Ausgestaltung der XStandards Einkauf als Open-Source-Software ermöglicht zudem eine Mitwirkung und Mitarbeit an technischen Komponenten über das Ticketsystem.